Waarom moet ik mijn archief laten digitaliseren?
Geplaatst op
Tegenwoordig zijn digitale apparaten niet meer weg te denken uit het straatbeeld. Maar ook in de bedrijfswereld heeft de digitalisering de werkprocessen vereenvoudigd en veiliger gemaakt. Toch worden ook veel onderdelen, zoals documentatie, nog niet volledig gedigitaliseerd. Hoe zorgt je er dan voor dat dit in een keer volledig goed gaat?
Starten met digitaliseren van oude documenten
Als je wil beginnen met de digitalisatie, dan zijn passende organisatorische en technische maatregelen nodig. Je wilt namelijk het liefst alle belangrijke documenten vanaf het begin digitaliseren, zodat je alles in je digitale archief hebt staan. Ga daarom altijd na welke data irrelevant is en vernietigd kan worden. Dit kunnen bijvoorbeeld ook documenten zijn waarvan de bewaartermijn is verstreken.
Hoe gaat het digitaliseren dan in zijn werk?
De meeste organisaties beperken de archivering tot de meest eenvoudige oplossing: het opslaan van papieren documenten in de kelder of documentatieruimte. De kwaliteit van deze documentatie kan echter verslechteren, bijvoorbeeld omdat het papier verkleurt, of de inkt die minder goed zichtbaar wordt. Na het digitaliseren van je documenten ben je zeker dat de leesbaarheid op lange termijn gewaarborgd is en dat de veiligheid en privacy van de documenten gemakkelijk kan worden aangetoond.
Wat is dan een goede vorm van digitalisering?
Als je jouw documenten goed wil laten digitaliseren, dan moet je met een aantal dingen rekening houden. Dit zijn de essentiële onderdelen van een goed georganiseerd archief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanhouden van een enkel bestandsformaat. Op deze manier houd je goed overzicht. Zorg daarnaast voor een goede codering van je documenten (de levenscyclus). Je weet dan namelijk ook wanneer de documenten verwijderd of vernietigd moeten worden in verband met de verstreken bewaartermijn.
De voordelen van digitale archivering
Naast het feit dat je documenten gemakkelijker te benaderen zijn, weet je zeker dat alle gegevens voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Dit voorkomt hoge boetes die opgelegd kunnen worden door het onjuist beheren van privégegevens. Daarnaast kan de digitalisering van jouw kantoor helpen bij het klimaatneutraal maken van je bedrijfspand en versnelt het de werkprocessen doordat er geen onnodig papier meer nodig is.
Gerelateerde berichten
Zijn self-service kiosken geschikt voor elk type bedrijf?
Self-service kiosken zijn de afgelopen jaren uitgegroeid tot een vaste waarde in veel sectoren. Je vindt ze in fastfoodrestaurants, luchthavens,...
Waarom MKB-bedrijven kiezen voor Microsoft Power Platform
Voor veel MKB-bedrijven is digitalisering allang geen luxe meer, maar een noodzaak. De wens om processen efficiënter te maken, kosten te besparen en...
Welke afvalcontainer past bij jouw bedrijf?
Bedrijfsafval is onvermijdelijk. Of je nu een lunchroom runt, een bouwbedrijf hebt of een kantoor beheert: vroeg of laat krijg je ermee te maken....